Entreprise : comment optimiser la gestion des frais professionnels ?

Différents frais professionnels peuvent être engagés par les employés lors de l’exercice de leur activité. Que ce soient des frais de repas, d’hébergement ou de transport, l’entreprise est généralement obligée de les rembourser. Il est donc essentiel d’optimiser leur gestion afin de se conformer aux réglementations, de réduire les coûts et d’améliorer la satisfaction des salariés. Quelles sont alors les meilleures solutions pour gérer les frais professionnels ?

Stratégies efficaces pour la gestion des notes de frais

De nombreux établissements se contentent encore de la gestion des notes de frais manuelle. D’autres ont recours à des outils trop classiques comme Excel, qui demande pourtant énormément de temps. Pour la simplifier, rien ne vaut les logiciels de gestion. Selon Finopsys, ces outils sont synonymes de gain de temps, d’argent et d’efficacité. Ils permettent d’automatiser la saisie et le traitement des notes de frais dès lors que le collaborateur intègre ses dépenses et joint le justificatif depuis son ordinateur ou son smartphone. Il n’a plus à attendre la fin du mois, car la déclaration de note de frais peut se faire au fur et à mesure. Certains logiciels permettent même de réaliser le paiement en toute sécurité dans l’immédiat.

L’impact des logiciels de gestion des frais sur la productivité

Les logiciels de gestion des frais contribuent à l’amélioration de la productivité. Ils évitent la perte de temps aux entreprises, car ils automatisent tous les processus allant de la soumission des dépenses jusqu’à leur remboursement. L’outil se charge de tout et fait économiser un temps considérable au dirigeant. Ce dernier peut alors se focaliser sur les tâches à valeur ajoutée afin de développer son entreprise.

Grâce à ce système de saisie et de traitement en temps réel, les salariés n’ont plus à attendre longtemps pour empocher le montant déclaré. Remplacer la solution manuelle par cette option dématérialisée permet également de supprimer les risques d’erreur et de non-conformité à la réglementation.

Intégration de la gestion des frais dans les systèmes ERP : quels avantages ?

L’intégration de la gestion des frais dans les systèmes ERP est également envisageable et peut être intéressante sur plusieurs points :

• ils permettent la centralisation des données sur le système permettant aux entreprises d’avoir une idée précise sur leurs dépenses,
• ils simplifient l’application des réglementations pour rester conforme en cas de contrôle,
• ils facilitent l’automatisation de la gestion et réduisent le délai de remboursement,
• ils améliorent la communication entre les différents services d’une entreprise puisque toutes les données sont centralisées au même endroit,
• ils proposent des fonctionnalités de reporting intéressantes et aident dans les analyses pour les prises de décisions importantes.

Un ERP présente ainsi des avantages significatifs. En optant pour ce système de gestion, les entreprises resteront non seulement compétitives sur le marché, gagneront en temps et en efficacité, mais développeront également leur croissance. Autre avantage, et non des moindres, il peut s’adapter au développement de chaque entreprise, il est en effet conçu pour évoluer en fonction des besoins. Pour ce qui est des bénéfices financiers, une solution ERP permet d’augmenter la rentabilité d’une entreprise.